Une réunion ? Et comment !


De Rawpixel - Pixabay
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La réunion est un outil, en tant que tel, elle répond à un objectif clairement identifié par le responsable qui l'anime comme par les participants. L'atout inégalable est la dynamique du groupe et le travail fructueux qui en ressort.

Je vais vous parler de ma façon de procéder en général.Tous les protagonistes concernés par le sujet devraient être représentés (par service, métier...). 

Pour faire passer une information, d'autres moyens, d'autres outils peuvent s'avérer plus pertinents en fonction du type d'information. Si l'objectif est que les participants s'approprient une information, mieux vaut qu'ils en aient une description avant, courte et que l'aspect pratique soit vu pendant la réunion.

Pour prendre une décision, mieux vaut que le sujet et les grandes lignes d'explications soient fournies avant. Les informations nécessaires à la compréhension du sujet doivent être connues de tous car elles seront le point de départ du débat qui suivra. Elles seront redonnées à l'oral. Bien sûr, d'autres informations "de terrain" par exemple seront très sûrement apportées en début de réunion et il me semble important que chaque aspect du sujet puisse être ainsi pris en compte. Quitte à différer la prise de décision, tout dépend du délais imparti. Cet espace d'expression peut ainsi se dérouler en amont, les traits principaux devront alors être exposés en début de réunion.

Pour organiser un travail, elle me paraît nécessaire, que la répartition soit imposée ou discutée car chacun aura ainsi une visibilité de l'ensemble et de la part de chacun pour l'objectif global. Pouvoir replacer ses tâches dans le cadre de l'objectif général met en valeur les articulations du travail et donne du sens.

Dans la mesure du possible, la réunion pour prise de décision devrait avoir ce seul sujet.

Il existe une façon dynamique de présenter l'objet d'une réunion, en appui de l'oral : le schéma qui de plus sera très complémentaire pour les personnes dites visuelles et donnera bien l'image de l'ensemble des paramètre d'un sujet. Il est souvent alimenté par les participants.